CAPITOLO II: I COSTI DI APPROVVIGIONAMENTO

2.8 Gestione degli ordini.

D-34. Preparazione degli ordini.
La preparazione degli ordini avviene sempre attraverso il sistema informatico interno e dopo essere stati firmati dal direttore degli acquisti tali documenti vengono inviati al fornitore generalmente col fax.
Questa fase necessita di 05h 27'15" settimanali inoltre tali documenti dovranno poi anche essere archiviati.

D-38. Sollecito ai fornitori per conferma d'ordine.
Per poter procedere con sicurezza e soprattutto per avere la certezza che i tempi di consegna verranno rispettati dai fornitori, si necessita della conferma d'ordine che solitamente tarda ad arrivare.

D-40. Ricezione conferme d'ordine.
La ricezione e la registrazione in sistema delle conferme che gli ordini sono stati accettati, necessitano settimanalmente di quasi un'ora.
La maggior parte dei fornitori invia questi documenti via posta ordinaria, per cui può capitare che arrivino poco prima dell'arrivo della merce o addirittura successivamente.
L'importanza delle conferme d'ordine sta nella possibilità di verificare che i dati relativi alla merce ordinata siano corretti, tuttavia, arrivati a questo punto del processo di fornitura, raramente vi sono errori o disguidi di sorta, per cui l'importanza del documento rimane limitata al solo valore di prova legale.
Il mezzo postale è utilizzato ampiamente dai fornitori per l'invio delle conferme d'ordine, nonostante non sia un mezzo rapido per far circolare le informazioni.

D-43. Archiviazione delle conferme d'ordine.
Una volta registrate dal reparto commerciale in sistema, le conferme d'ordine vengono restituite al reparto centralino-segreteria che si occupa della loro archiviazione.
Il tempo settimanale necessario è di 31'30" alla settimana.

2.8.1 Interferenze riscontrabili nella gestione degli ordini: 4ª fase.

Poiché capita molto spesso che i tempi promessi nella conferma d'ordine poi al momento della consegna non vengano rispettati, è necessario mettere in atto misure precauzionali per tenere sotto controllo le consegne e prevenire così inutili e inefficienti ritardi.
Una volta al giorno viene ricevuta infatti dal reparto commerciale una lista contenente i nominativi dei fornitori che sono in ritardo di consegna e i dati delle partite di merci di riferimento.
Tale lista viene controllata attraverso l'incrocio dei dati in possesso del reparto logistico, se necessario, aggiornata e riconsegnata al reparto commerciale.
Al fine di mantenere il data-base aggiornato, ogni giorno vengono svolti 4 controlli sullo stato di consegna dei fornitori, in modo da poter prevenire eventuali ritardi o errori.
Queste operazioni richiedono un totale di 01h 24'25" settimanale.
Tra le interferenze che il reparto logistico si trova ad affrontare, i solleciti fatti ai fornitori per consegne che avvengono in ritardo, richiedono sempre molto tempo.
Questi vengono fatti direttamente dal reparto logistico sia per non aumentare la mole di lavoro del reparto commerciale, sia perché questo ente possiede comunque le competenze ed i dati per poter operare.
Per il primo sollecito, solitamente, il mezzo più utilizzato è il fax.
A partire dal secondo sollecito, tuttavia, si preferisce utilizzare il telefono, in quanto permette di parlare direttamente con la persona interessata e ottenere quindi riscontri più rapidi.
Si potrebbe pensare che tale attività è svolta di rado ma purtroppo non è cosi', mediamente infatti 2 consegne su 7 sono in ritardo14 e di queste, la metà richiede ulteriori solleciti e chiarificazioni fino ad un terzo grado di sollecito.
Le motivazioni dei ritardi che si sono rivelate più frequenti sono state:


 


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